安排異動時如何交接

先寫出前後差別

不要只寫「時間改了」或「用新版」。記錄原本安排、新的安排、版本及原因，讓接收人能看懂要替換的是哪一段。涉及人員、位置或素材時，各自列一項比較容易核對。

保留原資料是方便回看，不表示原安排仍繼續使用。發送說明時，明確說出本次希望採用的版本，避免不同家人拿到不同的順序。

接收窗口要具體

記錄誰提出、誰已經接收核對，以及需要自己再聯絡哪些人。工具不會自動傳送訊息，填寫接收窗口不等於對方已實際回覆。

涉及主持、播放、接送、接待或場地時，先找各自的實際窗口逐項確認。尚未收到回覆的事維持待核對，避免只因自己已寫清楚就當成大家都知道。

讓大家找到同一份完整版本

把相關整理單匯入家人交接資料夾，可以下載一份完整文字或獨立閱讀的 HTML。資料夾保留各份來源內容與狀態，讓接收人看得到背景。

交接包是產生當下的快照，後續修改需重新匯入及提供新的版本。發出前再核對提供範圍，並自行保管仍要留存的舊檔。

自己的準備核對

勾選只在目前頁面，下載文字可保留這次的狀態與補充。

• 原安排與新安排已寫清楚
• 影響人員與段落已列出
• 提出和記錄窗口已填
• 接收窗口已自行核對
• 仍待回覆的人已留待確認
• 完整版本與提供範圍已檢查

常見的準備問題

用適合的工具，一起整理